Je pense que le niveau d'efficacité d'une entreprise peut être très facilement mesurée à l'aune de ses réunions. De la préparation des réunions et de leur efficacité.

D'abord, la préparation...

Depuis toujours ici, quand une réunion se décidait, les participants étaient prévenus raisonnablement à l'avance, une date convenant à tous était fixée, le but de la réunion clairement expliqué et connu de tous. Normal, quoi. Je n'imaginais même pas qu'on puisse faire autrement.

Comme je me trompais!

Maintenant, il nous arrive de recevoir des messages de ce style "Réunion XXX à 14h demain". Ah?
Si on a le malheur de dire que nous ne sommes pas disponibles, il arrive à Bob de se fendre de ce genre de messages:
"Je trouve regrettable votre manque d'implication dans le dossier XXX. J'espère qu'à l'avenir vous serez plus coopératif" (enfin, j'abrège, généralement c'est plus long et plus confus).

Ce qu'il faut savoir, c'est que ces réunions sont prévues généralement plusieurs semaines à l'avance. Seulement Bob se rend compte qu'il va avoir besoin de nous (les fourmis) la veille, et nous sommes censés rappliquer au garde à vous.

Donc, en gros, maintenant grâce à Bob, nous sommes conviés la veille pour le lendemain à des réunions dont nous ne connaissons pas l'ordre du jour, et parfois même sur des dossiers dont nous n'avons jamais entendu parler. Déjà, ça diminue l'intérêt de la réunion puisque nous n'aurons pas eu le temps de préparer les dossiers en profondeur avant d'y aller. Quant on a la chance de savoir de quoi on va parler...

Bon, ça c'est classique, finalement on est presque habitués maintenant.

Il y a aussi d'autres réunions, surtout celles avec des partenaires extérieurs, qui sont bien plus folkoriques.

Par exemple, on a un gros partenaire, appelons-le BigCorp. BigCorp nous donne beaucoup d'argent. En contrepartie, BigCorp demande des réunions d'avancement des projets et des réunions pour discuter de l'évolution de nos relations, sur un plan informel mais aussi contractuel. Ca me semble normal.

Première réunion avec BigCorp, simple réunion d'avancement des projets (absolument pas stratégique d'ailleurs), que BigCorp avait organisé direct avec les scientifiques. Dieu est mise au courant, s'énerve ("comment Big Corp vient ici?? Je n'etais pas prévenue??? Aaaarrgghh!!!") , ca retombe sur Bob, qui renvoie à Casper (Sous-Chef, mais Casper ça lui va mieux), qui debarque en trombe dans mon bureau: "demain vous allez à la réunion BigCorp". OK, mais c'est pour quoi? On va parler de quoi? "Je ne sais pas, c'est Dieu, il faut absolument quelqu'un de notre service".

Bien bien bien...

Au cours de la réunion, des points un peu stratégiques émergent, une nouvelle réunion plus "business" est à organiser pour en parler, je fais mon compte-rendu à Casper et Bob, je commence à me préoccuper des points abordés lors de la réunion, tout ça. 2j après, j'apprends que Bob a confié la gestion la gestion des relations avec BigCorp à Oui-Oui (un gars très gentil mais ce n'est pas du tout son boulot). Bon, très bien.

Il y a 2 jours, mail d'Anniette, l'assistante de Bob : "Petite Fourmi, c'est toi qui gère les relations avec BigCorp, où en es-tu de l'organisation de la réunion du 10 décembre?" He he he... bande de trufions (pour être polie). D'abord, quelle réunion du 10 décembre? Et ensuite, non c'est pas moi c'est Oui-Oui.

Résultat, j'ai dû quand même organiser la réunion, plus régler les points stratégiques en quelques jours alors que ça fait 2 mois qu'ils sont au courant.

Et oui, c'est comme ça chez nous!!! Toujours efficaces, on optimise au maximum!!

Sinon, désolée, le blog est au point mort, Bob et Sous-Chef sont devenus invisibles, trop occupés à silloner les cocktails sur toute la planète. Ils ont écoppé d'un nouveau surnom d'ailleurs, maintenant ce sont les Casper (comme le fantôme, vous savez?? Parce qu'en ce moment ils ont autant de consistance que des fantômes).
Comme ça on est tranquilles, c'est sûr, mais ça fait moins de blagues à raconter...

Et puis bon, la petite fourmi que je suis a mis en route le plan B pour échapper à l'influence néfaste de ces deux parasites, la famille fourmi s'agrandira dans quelques mois et la toute-petite-fourmi en attente me pompe un peu toute mon énergie!!

... Sous-chef est aussi con que BOB. Le souci, c'est que Sous-chef, on l'a beaucoup plus sur le dos...

J'ai un client qui est un peu lourd, on va dire. Il m'appelle tous les 2 jours pour me demander où en est son dossier. Je le tiens régulièrement informé, bien sûr.
Mais Client étant un peu lourd, il est allé se renseigner auprès de Sous-chef. Qui est arrivé en me demandant ce qui se passait, où en était ce dossier. J'explique. Il me dit "Client est au courant?"
"Bien sûr, je l'ai régulièrement au téléphone, je le tiens informé"
"Vous lui avez mis par écrit?"
"ah non, comme je l'ai au téléphone tous les jours, voyez, je pensais pas que c'était hyper nécessaire de lui écrire en plus"
"ah si si, comme ça y'a une trace, il faut absolument se couvrir, c'est ça le plus important. Ca prend 5 minutes et après on est tranquilles, on montre qu'on a fait notre boulot". 

Aaaaaaah bon, si ce qui est important c'est de se couvrir, alors d'accord. J'avais pas compris. Je croyais que ce qui était important c'était de faire avancer les dossiers, pas d'écrire à tout le monde pour prouver qu'on faisait avancer les doss. J'avais pas dû bien tout comprendre, désolée...

Aujourd'hui, Bob a annoncé qu'il avait invité nos concurrents avec qui nous sommes en litige à fêter le Beaujolais nouveau. On se retrouvera donc tous, collègues et "partenaires", autour d'un verre de Beaujolais un jeudi du mois de Novembre.

Bob a un nouveau surnom: Mister Cocktail.
Parce que sa raison de vivre, c'est d'aller à des cocktails...

D'ailleurs, on est dans la période où il faut prévoir et justifier les budgets pour l'année suivante. Nous, on a jamais eu trop de soucis jusque là, on avait une enveloppe globale qui nous suffisait amplement, on pouvait aller à tous les congrès qu'on voulait, avoir des Blackberries, des gros fauteuils confortables, bref, pas de quoi se plaindre, vraiment.

Arrive Bob. En 4 mois, il a claqué son budget pour l'année. Forcément, en 4 mois, il n'a fait que voyager, en business exclusivement, dans des hôtels de méga-luxe, alors qu'il n'avait absolument pas besoin d'aller là où il allait, juste pour aller à des cocktails (où personne ne lui parlait d'ailleurs, mais c'est autre chose). Bon, apparamment, il s'est fait remonter les bretelles parce qu'il s'est calmé récemment sur ses voyages.

D'ailleurs, petite blague au passage... dans sa période où il cherchait du boulot, Bob s'était incrusté dans un voyage au Quatar organisé par un Conseil Régional.  Personne ne lui avait demandé d'être là, mais il est venu quand même. Et il a envoyé ses notes de frais au Conseil Régional!!! Quand il s'est fait bouler, il a alpagué le représentant de la région (pendant un cocktail, bien sûr), en menaçant de lui "flanquer [s]es avocats au c*ul!!!"

Bref, revenons-en à Bob et sa passion des cocktails et des voyages. En ce moment, donc, c'est la période où on demande les sous pour l'année suivante, et aussi celle où on compte ce qui va rentrer dans les caisses. Le boulot de Bob, c'est uniquement de faire rentrer les sous dans les caisses. On a des gros soucis de clients qui ne veulent plus payer (forcément, quand ils ont vu Bob arriver, ils ont du se frotter les mains en voyant les millions d'ozols qu'ils allaient économiser), nos rentrées vont être diminuées de 50% par rapport à l'année dernière.

Et bien Bob, tout cool, aucun souci, il passe son temps à demander des sous à la direction pour ses voyages et ses cocktails. Tout ce temps qu'il pourrait consacrer à essayer de sauver quelques ozols pour la boîte, non non, il le consacre à se battre avec la direction pour pouvoir se balader dans le monde entier.

Et il nous demande d'en faire autant!! Ce matin, Sous-chef est rentré tout stressé dans nos bureaux, vite vite, il faut que vous estimiez combien vous allez dépenser en voyages l'année prochaine, et faites en sorte que ce soit un gros budget, Bob va voir la direction cet après-midi. On a eu beau lui expliquer que pour l'instant notre budget était tip top et couvrait tous nos besoins, non non, pas question, il faut le gonfler, inventer des voyages (il a même dit "vous n'avez qu'à indiquer "lobbying" comme justification pour vos voyages"), mentir s'il le faut, Bob en a besoin pour cet après-midi.

J'ai aussi essayé d'expliquer que, pour moi, j'allais essayer de ne faire que les voyages nécessaires, qui rapportent quelque chose (parce que sérieux, je préfère mille fois être chez moi avec ma fille et mon mari que dans un hôtel, fût-il 4 étoiles, à l'autre bout du monde en train de cuver un décalage horaire de malade), et on m'a répondu que ce n'était pas une attitude très professionnelle.

Donc, qu'un employé essaie de limiter ses déplacements pour ne cibler que ceux qui sont vraiment utiles (le rêve pour les patrons, je croyais), apparemment ce n'est pas très professionnel. Bien bien...

Saviez-vous qu'aujourd'hui c'est la fête des entreprises?
Le concept, c'est d'organiser un café petit-déjeuner pour tous les salariés:
" Nous invitons toutes les entreprises de  France à célébrer cette fête en organisant, avec leurs salariés, un petit-déjeuner convivial le matin du jeudi 18 octobre 2007. Moment privilégié de la journée, le "café du matin" est un élément clé de la vie interne. Au sein de chaque service, dans chaque bureau, les informations s'échangent, les relations se nouent... et la vie de l'entreprise se commente ! Le jeudi 18 octobre, cette rencontre se transformera en véritable Fête ! Qu'il relève de l'initiative de l'entreprise ou de ses salariés, ce petit déjeuner est celui de tous. L'essentiel est d'en faire un moment de rencontres, d'échanges, et de... célébrer son entreprise !"

Ce n'est même pas une blague!!

Il y a même une boutique en ligne pour acheter des produits "J'aime ma boîte!".

Il n'y a pas que chez nous que sévissent les Bob l'Eponge apparemment...

Plus d'infos sur www.jaimemaboite.com

Copié/collé d'une partie du mail envoyé par Bob l'Eponge il y a 5 min pour nous remercier de ces formidables journées de séminaire-de-la-mort:

"Est-ce le soleil d'Austerlitz récompensant par anticipation le futur travail des chevau-légers (!), la poursuite de nos réflexions et la mise en oeuvre des propositions et des approches que nous avons discutées, ou celui qui nous accompagne encore aujourd'hui pour la poursuite de nos activités quotidiennes, en tout état de cause nous avons eu de la chance de pouvoir aussi bien travailler dans de si bonnes conditions. "

On ne rigole pas, au fond.

Juste une anecdote rapide sur ce grand moment de con*nerie de la part de Bob, et d'enervement de notre part.

Je passe sur le fond, où il n'a fait que déblaterer, pour m'attaquer au grand moment d'anthologie de ces deux jours... le "coaching par le chant".
Si si, vous avez bien lu, on a eu droit à du coaching par le chant.
Le principe, c'etait de chanter "ya ye you ya" sur tous les tons (enfin, en respectant la note donnée au piano, super facile quand on n'a jamais fait de musique de sa vie, franchement...). Et surtout en tenant la main à son binôme, en le regardant dans les yeux, et devant tout le monde.
Séance humiliation totale garantie!!! Car il est bien connu que nous sommes tous des chanteurs émérites...
Donc, tout le monde s'est tapé la honte à eructer des borborygmes censés ressembler à du chant, conjointement à un partenaire du sexe opposé qu'on aurait surtout jamais voulu approcher, en le touchant et fixant son regard sur lui. L'horreur totale.

Mais le pire, ca été le passage de Bob l'Eponge BigDeal. Car vous imaginez bien qu'un vieil alcoolique épais et transpirant n'a pas exactement une voix de tenor bien modulée.
En plus il a eu droit à la séquence "spéciale coaching individuel", il s'est donc retrouvé allongé sur une chaise anatomique, les bras tendus derrière lui dans le dos accrochant une barre, les genoux pliés, le corps cambré à l'extrème ce qui faisait ressortir son excès de graisse ventral, la tête reposant sur les genoux du coach, ses genoux à lui immobilisés sous lui par notre chef de service (le pauvre!!!). Puis le coach lui a demandé de "chanter" très fort, en lui appuyant sur le ventre, en l'encourageant de la parole et du geste.

Résultat: nous avons entendu des hurlements de cochon à l'abattoir, "YE YI YOU YAAAAAAAAA", une espèce d'éructation à peu près insupportable, pendant 10 bonnes minutes, j'ai même cru à un moment qu'il allait vomir. Une vraie torture.
Bref, c'est derrière nous maintenant, nous allons essayer d'oublier ces images traumatisantes...

Et quand j'aurais rattrapé le boulot que ces 2 jours complètement improductifs (à part en terme de souvenirs pour alimenter mes futurs cauchemars) m'ont fait prendre, j'essaierai d'écrire une analyse plus détaillée de ce séminaire de torture mentale!!

Ah ah ah ah ah!!! Bob nous a sorti la meilleure depuis un bon moment!!!!

En ce moment, nous cherchons quelqu'un pour assurer le suivi financier et administratif de nos contrats. Ca n'a l'air de rien, mais ça demande de solides connaissances en gestion et en droit, et il s'agit de gérer quand meme plusieurs dizaines de millions d'ozols. C'est un poste clé pour notre activité.

Bob a enfin trouvé la perle rare. Je cite:
"C'est un polytechnicien. Il ne connaît absolument pas la finance ni la gestion. Il n'a jamais travaillé dans notre domaine d'activité. Il ne sait pas ce que c'est qu'un contrat. En entretien, il tremblait et transpirait. Il a eu une très mauvaise expérience professionelle. Du coup, je sens qu'il a un gros potentiel! Je veux l'embaucher, mais la DRH m'a dit qu'il n'avait pas le profil. Je les em**** et je l'embaucherais quand même. D'ailleurs, il vient au séminaire demain".

Je sens qu'on va se marrer!

Bob, pour le séminaire, a prévu 2 sessions: une demain avec "les cadres" (donc moi inclus) et une jeudi avec "les secrétaires" en plus.
Ce soir, il passe devant mon bureau: "On se voit jeudi alors!!!"

(ben oui, je suis une femme donc je suis une secrétaire... logique...)