Les réunions - tome 1 : la préparation
Je pense que le niveau d'efficacité d'une entreprise peut être très facilement mesurée à l'aune de ses réunions. De la préparation des réunions et de leur efficacité.
D'abord, la préparation...
Depuis toujours ici, quand une réunion se décidait, les participants étaient prévenus raisonnablement à l'avance, une date convenant à tous était fixée, le but de la réunion clairement expliqué et connu de tous. Normal, quoi. Je n'imaginais même pas qu'on puisse faire autrement.
Comme je me trompais!
Maintenant, il nous arrive de recevoir des messages de ce style "Réunion XXX à 14h demain". Ah?
Si on a le malheur de dire que nous ne sommes pas disponibles, il arrive à Bob de se fendre de ce genre de messages:
"Je trouve regrettable votre manque d'implication dans le dossier XXX. J'espère qu'à l'avenir vous serez plus coopératif" (enfin, j'abrège, généralement c'est plus long et plus confus).
Ce qu'il faut savoir, c'est que ces réunions sont prévues généralement plusieurs semaines à l'avance. Seulement Bob se rend compte qu'il va avoir besoin de nous (les fourmis) la veille, et nous sommes censés rappliquer au garde à vous.
Donc, en gros, maintenant grâce à Bob, nous sommes conviés la veille pour le lendemain à des réunions dont nous ne connaissons pas l'ordre du jour, et parfois même sur des dossiers dont nous n'avons jamais entendu parler. Déjà, ça diminue l'intérêt de la réunion puisque nous n'aurons pas eu le temps de préparer les dossiers en profondeur avant d'y aller. Quant on a la chance de savoir de quoi on va parler...
Bon, ça c'est classique, finalement on est presque habitués maintenant.
Il y a aussi d'autres réunions, surtout celles avec des partenaires extérieurs, qui sont bien plus folkoriques.
Par exemple, on a un gros partenaire, appelons-le BigCorp. BigCorp nous donne beaucoup d'argent. En contrepartie, BigCorp demande des réunions d'avancement des projets et des réunions pour discuter de l'évolution de nos relations, sur un plan informel mais aussi contractuel. Ca me semble normal.
Première réunion avec BigCorp, simple réunion d'avancement des projets (absolument pas stratégique d'ailleurs), que BigCorp avait organisé direct avec les scientifiques. Dieu est mise au courant, s'énerve ("comment Big Corp vient ici?? Je n'etais pas prévenue??? Aaaarrgghh!!!") , ca retombe sur Bob, qui renvoie à Casper (Sous-Chef, mais Casper ça lui va mieux), qui debarque en trombe dans mon bureau: "demain vous allez à la réunion BigCorp". OK, mais c'est pour quoi? On va parler de quoi? "Je ne sais pas, c'est Dieu, il faut absolument quelqu'un de notre service".
Bien bien bien...
Au cours de la réunion, des points un peu stratégiques émergent, une nouvelle réunion plus "business" est à organiser pour en parler, je fais mon compte-rendu à Casper et Bob, je commence à me préoccuper des points abordés lors de la réunion, tout ça. 2j après, j'apprends que Bob a confié la gestion la gestion des relations avec BigCorp à Oui-Oui (un gars très gentil mais ce n'est pas du tout son boulot). Bon, très bien.
Il y a 2 jours, mail d'Anniette, l'assistante de Bob : "Petite Fourmi, c'est toi qui gère les relations avec BigCorp, où en es-tu de l'organisation de la réunion du 10 décembre?" He he he... bande de trufions (pour être polie). D'abord, quelle réunion du 10 décembre? Et ensuite, non c'est pas moi c'est Oui-Oui.
Résultat, j'ai dû quand même organiser la réunion, plus régler les points stratégiques en quelques jours alors que ça fait 2 mois qu'ils sont au courant.
Et oui, c'est comme ça chez nous!!! Toujours efficaces, on optimise au maximum!!
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